Mejores aplicaciones y paginas para hacer tareas
Para quien lo desee y necesite, y aquel que quiera organizarse mejor en lo personal y laboral, hoy en Estilo Apps veremos Que Apps y paginas usar para hacer tareas y a través de ello emprender algunas opciones positivas para acomodar planes organizativos.
Apps y Paginas para organizar tareas
Cuando sentimos que el día a día se hace pesado y parece no alcanzarnos; es tiempo de rever algunas cosillas para organizarnos mejor. Si bien podemos apuntar a cosas elementales o básicas, cada cual sabrá en que aplicar los consejos y cuales dejarlos pasar.
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Para comenzar, si tenes la impresión de que tu tiempo despierto no te alcanza, revisa las actividades que realizas y las cosas que consumen tu tiempo y para comenzar toma nota de ello. Puedes incluso utilizar herramientas desde tu dispositivo como Apps para organizarte. Te ayudará a tener una buena base sobre la que trabajar tu organización.
Nuestro cerebro no tiene capacidad para procesar en paralelo: sino que va saltando su atención de una actividad a otra.
Cuando las interrupciones son frecuentes o vamos saltando de una cosa a otra en poco tiempo, no conseguimos profundizar ni focalizarnos en ninguna. Hemos de entrenar nuestro FOCUS y elimina las interrupciones: Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosa a la vez. Si estás escribiendo un informe, no atiendas llamadas ni mires el email.
Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos hacen más lentos, cometemos más errores, y además nos generan ansiedad.
Es imposible en algunos contextos eliminar las interrupciones por completo, pero hemos de tener un método para evitar todas las que podamos:
- Consultar el email/mensajes (personales y de trabajo)sólo en momentos concretos y cuando sabemos que podremos responder (y no cada vez que recibimos uno)
- De nada me sirve leer un mail de un cliente a las 23h, o ver un mensaje de un amigo justo antes de entrar en la ducha.
- Cuando precisamos concentrarnos, comunicar que no queremos ser interrumpidos para que los demás lo tengan en cuenta.
- No empieces varias cosas a la vez. Si por ejemplo en el trabajo te piden una nueva tarea importante mientras estás haciendo una cosa, toma nota para ponerte con ello en cuanto acabes.
- Una cosa a la vez. Si estás cocinando no dejes lo que estás haciendo “un momento” para irte a regar las plantas porque las ves algo mustias, y además escribir un whatsapp a tu hija.. una cosa a la vez.
- Si no te da tiempo de empezar y acabar algo, define mejor el tiempo o hasta dónde lo harás.
En el trabajo establece unas horas para recibir llamadas, y consultar mails. También puedes comentar a los demás tus horarios para que lo tengan en cuenta.
Organiza tu entorno: procura que tanto tu casa como tu espacio de trabajo estén limpios y ordenados, el orden de nuestro entorno físico ayuda al orden mental.
Hay que diferenciar lo urgente de lo importante. Muchas veces estamos llenos de pequeñas cosas urgentes que no nos deja lugar para lo realmente importante. Hacemos mil cosas y tenemos la sensación de no haber hecho nada.
Haz una lista de tus tareas importantes, de las cosas que son importantes en tu vida. Luego tradúcelo en acciones concretas que puedas incorporar en tu día a día. Busca un método para organizarte. lleva agenda. Planifica.
Organización de tareas diarias
No satures la “Ram” de tu cerebro con listas de tareas, usa herramientas externas: apps, agendas, calendarios, etc. Tanto para lo profesional como para lo personal. Hay métodos como el GTD (Get Things Done) que pueden darte pautas de organización, o puedes buscar tu propio método: pero aprende a planificarte a corto, medio y largo plazo; y a no confiar solamente en tu “cabeza”.
Hay muchas herramientas que puedes utilizar, algunas de las que yo utilizo por ejemplo son: Google Calendar, Trello, Evernote y libretas.
Tanto de las actividades que precisas realizar en tu día a día, como de tus ideas, proyectos a largo plazo, películas que te han recomendado, lugares que te gustaría visitar, libros que leer, objetivos personales.. etc.
Se trata de conseguir un buen equilibrio entre planificación e improvisación: ordenar y planificar tu día a día, tu ocio, tus ideas, pero sin ser rígido.
A la hora de apuntar las tareas en tu agenda o planificador ten en cuenta:
- ¿Cuáles son las actividades/tareas más importantes y cuáles las rutinarias?
- Divide las tareas grandes o a largo plazo en pequeños pasos hasta llegar a tareas que puedas ir colocando en tu agenda diaria.
- ¿Qué quieres acabar hoy?
- ¿Cuánto tiempo te llevará cada cosa? ten en cuenta incluso un margen de imprevistos y/o tiempos de desplazamiento.
- ¿Cuál es tu mejor momento del día? Hay horas del día en las que rendimos más, tenemos más energía, y otras en las que no.
Ten en cuenta tu nivel de energía a la hora de asignar las tareas en tu agenda. Traduce tus objetivos en acciones concretas para llevar a cabo. Revisa. Detecta problemas y busca soluciones.
Esta revisión hará que la planificación de la semana siguiente sea mejor, y que puedas trabajar los problemas que te hayan impedido cumplir tus objetivos.
La forma que tenemos de contarnos a nosotros mismos las cosas determina cómo las vivimos emocionalmente. Si hay una palabra que quite energía esa es “Tengo”– Si planifico mi día usando este imperativo es probable que acabe agobiada y desmotivada:
Por mas básico que suene, si creemos que el día no nos alcanza y no damos mas por hacer tanto, te proponemos planificar lo que vamos a vestir cada día. Aunque no lo creas nos ahorra tiempo. Algunos tips para ahorrar tiempo en el día día: Ahorrar tiempo evitando todos desplazamientos que pueda:
- Las nuevas tecnologías ayudan mucho: hacer compras online y que las traigan a casa (desde alimentación a ropa ), reuniones por Skype en lugar de presenciales, hacer los trámites de manera telemática (Banco, impuestos, etc.) con el DNI electrónico se pueden realizar la mayoría de los trámites online.
- Planificar las tareas semanales y gestionar cada semana lo que necesitas: el no tener que preocuparnos de antemano sobre qué vamos a hacer cada día por tenerlo ya programado ahorra mucho tiempo y energía mental. Para esto hay organigramas y cronogramas de tareas para hacer las cosas que tiene prioridad en nuestra agenda.
Delegar, repartir tareas entre el equipo de trabajo (o familia) puede parecer obvio pero a veces cuesta delegar tareas en otros, tanto en lo laboral como en lo personal, desde tareas domésticas a temas laborales.
A veces hay cosas que no es necesario hacer nosotros mismos, pero como estamos acostumbrados a hacerlo siempre nosotros no se nos ocurre pedir colaboración o darle esa tarea a otra persona. Muchas veces tenemos dificultades a la hora de organizar y recordar todas las tareas que tenemos que hacer al día: fechas de entrega en la oficina, cumpleaños de mamá, hora en el dentista, ir a hacer la compra…
Podrás hacer un seguimiento de todo lo que tienes que hacer cada día desde un aparato que te sonará muy familiar: tu smartphone. Sea Android o iOS, podrás descargarte las aplicaciones que se listan a continuación ¡y dejar de perder el tiempo!
Algunas aplicaciones son especialmente útiles para aquellos estudiantes que no dan abasto con tantos trabajos y exámenes, y también para todos aquellos que están trabajando desde casa durante el confinamiento.
Google Calendar. Con tan solo crear una cuenta de Gmail, tendrás a tu disposición un sinfín de servicios que te parecerán muy útiles y a los que podrás acceder desde cualquier dispositivo, incluido este completo calendario.
Tareas organizadas ¿Como hago?
Lo mejor de todo es que, si te da pereza escribir o no puedes hacerlo en ese momento, siempre podrás usar la opción de nota de voz y dejar que sea la app quien la transcriba por ti. También podrás añadir fotos para hacerlo todo más bonito.
TickTick para iOS es una herramienta para Tareas & Calendario. Si a ti también te es difícil organizarte todas las tareas de los diferentes departamentos de tu vida, lo tienes tan fácil como utilizar esta magnífica app y crear listas para cada uno de ellos: trabajo, universidad, hogar, compra… Te dejamos el enlace para android:
Podrás además ordenarlas según su prioridad y en distintos colores sobre un calendario anual, lo que te permitirá saber qué debes hacer primero con solo un vistazo. No te olvides de establecer alertas para saber cuándo finaliza el plazo para realizar una tarea.
Trello para iOS y android
Aunque quizás te lleve un poco de tiempo acostumbrarte a su interfaz algo peculiar, Trello es una buena aplicación para organizar tus proyectos, sobre todo si son a largo plazo y en el que participen equipos grandes. Tedejamos enlace para iOS de Apple…
Deberás crear un tablón por cada proyecto o departamento de tu vida diaria y, dentro de él, varias tarjetas en las que detallar más concretamente las diferentes tareas a realizar. Nos gusta especialmente que puedas organizarlas según estén o no terminadas.
- Crear tableros para organizar cualquier proyecto en el que esté trabajando.
- Utilizarlos usted solo o invitar a compañeros, amigos y familiares a que colaboren.
- Personalizar flujos de trabajo para distintos proyectos.
- Añadir listas de tareas pendientes en tarjetas.
- Asignarse tareas a usted mismo y a sus colaboradores.
- Realizar comentarios sobre los distintos elementos con sus amigos.
- Adjuntar archivos de Google Drive y Dropbox.
- Responder a los comentarios desde Android Wear.
Trello le da una perspectiva de todos sus proyectos, en el trabajo y en casa. Ya se trate de gestionar un equipo, de escribir un guión épico o de hacer la lista de la compra, Trello es el compañero que necesita para llevar a cabo las tareas y organizarse.
Si necesitas concentrarte en algo elimina posibles interferencias: fuera móvil, redes sociales, internet.. etc. Puedes incluso impedirte tu mismo la entrada a determinadas webs y apps utilizando otros programas y apps como Self Control, o Focus, entre otros que podrás encontrar.
Si no podes mantener la concentración podes recurrir a técnicas como Pomodoro o practicar ejercicios de atención plena o mindfuldness para entrenarte a concentrar tu atención.
